Die erste Frage eines Veranstalters lautet «wie viel». Sie ist auch die einfachste. Die nächste — «und wohin damit» — ist die, die teuer wird, wenn man sie zu spät stellt.
Der Ausgangswert
Die Leitfäden der Veranstaltungsbranche nennen eine breite Spanne: 0,5 bis 1 kg Eis pro Person und Tag für den Getränkeausschank, dazu das Kühleis für Flaschen, Fässer und Wannen. Im Freien und bei grosser Hitze kommen 25 bis 50 % hinzu, allein um die Schmelze auszugleichen.
| Situation | Grössenordnung |
|---|---|
| Kurzer Anlass, drinnen, leichter Ausschank | ~0,5 kg pro Person |
| Normaler Tag, gemischt, gemässigt | ~0,7 kg pro Person |
| Freiluft, grosse Hitze, langer Ausschank | 1,5 bis 2,5 kg pro Person |
| Aufwendige Cocktails | ~230 g Eis pro Glas |
Das sind Branchendurchschnitte, keine Regel. Sie helfen, eine Grössenordnung zu fassen, nicht eine Bestellung aufzugeben.
Ein Fest mit 500 Personen also
Nehmen wir einen konkreten Fall: 500 Personen, ein Tag, im Freien, rund 25 °C, mit gemischtem Ausschank aus Bier, Softgetränken und Cocktails.
Sie landen bei 500 bis 900 kg, je nach Hitze und Dauer des Ausschanks. Nennen wir es 500 kg, um vorsichtig zu bleiben.
So sieht diese Zahl aus, wenn sie einmal auf dem Tisch liegt:
- 100 Säcke à 5 kg, oder 250 Säcke à 2 kg
- zwischen 0,5 und 0,7 m³ gestapelt, etwa das Volumen eines grossen Schranks
- eine halbe Tonne zu tragen, Sack für Sack, vom Lastwagen zur Ausschankstelle
Das ist kein Einkauf. Das ist eine Ladung.
Das eigentliche Problem: die Schmelze
Ein Eisblock verschwindet nicht auf einen Schlag, er schmilzt fortlaufend, und das Tempo hängt von drei Dingen ab: der Umgebungstemperatur, der freiliegenden Fläche und der Qualität der Isolation.
Eine Palette Säcke im Schatten bei 25 °C verliert schon in der ersten Stunde Volumen. Was schmilzt, kommt nicht zurück: Das Wasser läuft aus, und der übrige Bestand liegt darin, was die Schmelze zusätzlich beschleunigt.
Deshalb ist ein Bestand, der morgens für den Abendausschank geliefert wird, kein Bestand. Es ist ein eingeplanter Verlust.
Was es braucht, um 500 kg kalt zu halten
Eine Haushalts-Gefriertruhe mit 300 Litern fasst rund 90 bis 100 kg gestapelte Säcke. Für 500 kg braucht es also fünf oder sechs, durchgehend am Strom, geschützt aufgestellt und rechtzeitig heruntergekühlt.
Fünf Gefriertruhen bedeuten auch fünf verfügbare Steckdosen, einen Raum oder einen geschützten Bereich, und jemanden, der im Lauf des Tages kontrolliert, dass nichts ausgesteckt wird.
Machbar ist das. Aber von da an lautet die Frage nicht mehr «wo kaufe ich das Eis» — sondern «wie halte ich die Kühlkette bis zu dem Moment, in dem ich es brauche».
Und darüber hinaus?
Die Schwelle ist rasch überschritten. Bei einer Tonne pro Tag kommen Gefriergeräte nicht mehr mit und es braucht einen Kühlanhänger. Bei vier Tonnen reicht ein Anhänger nicht mehr. Ab acht Tonnen spricht man nicht mehr von Lagerung, sondern von Fluss: mehrere Container, über das Gelände verteilte Abgabestellen und Rotationen während der Veranstaltung.
Das ist keine Budgetfrage, sondern eine Frage der Physik. Die Menge bestimmt das Dispositiv, und das Dispositiv bestimmt, was lange vor dem Tag X vorbereitet sein muss.
Was bleibt
Die Menge rechnet sich in einer Minute. Kälte, Lastwagenzufahrt, Standort, Strom und Handhabung bereitet man im Voraus vor.
Wenn Sie gerade einen Bedarf schätzen, beginnen Sie mit der Zahl — aber stellen Sie sich gleich die nächste Frage: wo ist dieses Eis zwischen seiner Ankunft und dem Moment, in dem es ausgeschenkt wird?
Quellen der Grössenordnungen: Leitfäden zur Eisversorgung für Veranstaltungen und die professionelle Gastronomie. Die Werte variieren je nach Art des Ausschanks und den Bedingungen vor Ort.